Es sind eine Vielzahl verschiedener kostenlose oder  kostenpflichtige Programme im Handel bzw. auch im Netz vorhanden. Nun habe ich die kostenpflichtige WoAx Software Easy Firma im Netz entdeckt und sofort die Möglichkeit genutzt sie 30 Tage kostenlos zu testen.

Installation der Software: Die Installation geht sehr rasch, einfach dazu das Setup nach dem Herunterladen starten.  Zuerst wird im Fenster angezeigt, welche weiteren Programme für das erfolgreiche Installieren benötigt werden und welche noch auf dem PC fehlen. Die Fehlenden sollten dann unbedingt vorher installiert werden. Sonst gibt es wie bei meinem ersten Versuch ein Problem und die Installation wird nicht oder nicht richtig ausgeführt. Also alles nochmals von vorn und siehe da es funktioniert einwandfrei. Wer es wünscht kann sich auch ein Icon auf den Desktop legen.

Zur Bedienung: Da ich eine Demoversion verwende, werde ich am Anfang gefragt ob ich die Demoversion verwenden  oder die Vollversion freischalten will. Nach der Auswahl wird sofort das Programm geladen.

Gleich nach dem Start der Software befindet man sich im Hauptmenü. Dort gibt es die verschiedenen Bereiche: Angebote, Auftragsbestätigung, Rechnungen, Lieferscheine, Kunden, Produkte, Einstellungen, Gutschriften, Wiederholungen, Beenden und Umsatzübersicht. Die für das Führen eines Gewerbes nötig sind. In der Premium- Version des Programms ist sogar der Punkt Lager vorhanden. Beim Drüberfahren der Bereiche mit der Maus werden sie hell angezeigt.

Zum Ausprobieren und zum Vorstellen der verschiedenen Möglichkeiten sind in jedem Bereich schon einige Beispiele vorhanden. Die zur besseren Nachvollziehbarkeit und Selbsterklärung dienen sollen. Wer trotzdem Hilfe braucht, kann in der oberen Leiste auf die Onlinehilfe zurückgreifen. Diese Leiste wird in jedem der Bereiche angezeigt.

Im Test: Für den Praxistest habe ich mir ein neues Angebot erstellt. Damit sind auch die Bereiche Rechnung, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Gutschrift erklärt, da sie vollkommen gleich sind. Bevor man aber damit anfängt sollten vorher die Einstellungen und die Stammdaten, dazu gehören die Kundendaten, Produktdaten, bearbeitet werden.

-Einstellungen: Unter den Einstellungen wird als erstes die Voreinstellung der Dokumente vorgenommen, wie es letztendlich auf dem Papier auszusehen hat. Hier findet sich auch das Wichtigste nämlich die Datensicherung.  Unter dem Punkt Hautpmenü kommt man ins Hauptmenü zurück. Wie soll es auch anders sein. Unter Namen/Logo  werden die Firmendaten und ein Logo bzw. Schriftzug eingefügt. Unter Texte werden der Kopftext, Haupttext, Extratext und Schlusstext angegeben. Diese erscheinen dann später bei der Dokumentenerstellung. Unter Nummern wird  die Bezeichnung der Dokumente angegeben und angezeigt wie viele schon erstellt sind. Außerdem die MwSt und die Währung eingestellt. Selbst die Schriftgröße und die Anreden werden ausgewählt. Unter Vorlagen/Sicherung  findet die komplette Datensicherung statt sowie der Import der Stammdaten.

-Kunden-/Produktdaten: Bei den  Kundendaten sind auf der linken Seiten die Reiter Hauptmenü, Übersicht, Details, Dokument/OP und Listendruck vorhanden. Unter Übersicht werden die bereits verfassten Kundendaten angezeigt. Die Bearbeitung der Kunden erfolgt unter Details. Es werden sämtliche Daten wie Name, Adresse, Kontaktdaten, UST, ob ein Rabatt besteht etc. erfasst. Dem jeweiligen Kunden können schon Produkte zugeordnet werden. Das finde ich gut, so weiß man sofort welcher Kunde für welche Produktkategorie bestellt. Nicht nur erstellt können die Daten, sondern auch gelöscht, gespeichert und kopiert. Was ich toll finde, das unter der Auswahl „Erstellen“  z.B auf die Rechnungserstellung gewechselt werden kann ohne das man zuerst ins Hauptmenü zurück gehen muss. Eine wahre Arbeitserleichterung. Will man aber zurück, kann das nur in der oberen Leiste unter Stammdaten erfolgen. Unter dem Reiter Dokumente/OP werden die gesamten offenen, fälligen, bezahlten und stornierten Rechnungen etc. des Kunden angezeigt. Unter Listendruck werden Adresslisten, Etiketten und Telefonlisten, der gesamten Kunden ausgedruckt. Unter Go auf der rechten Seite als Vorschau gezeigt und können unter „Drucken/Email“  als PDF umgewandelt werden, gedruckt oder als Vorlage verwendet werden. Die  Produktdaten sind fast genauso zu handhaben wie die Kundendaten.  Außer das noch ein Produktbild hinzugefügt werden kann. Die Preise, UST , Einheit, der Barcode und ob das Produkt verfügbar ist angegeben werden. Allerdings fehlt hier der Listendruck und die Dokumente/OP. -Dokumentenerstellung Beispiel Angebot:  Jedes Dokument kann individuell eingestellt werden. Zur Verfügung stehen auf der linken Seite die Punkte Hauptmenü, Übersicht, Details und Vorschau. Unter Übersicht werden die bereits verfassten Angebote angezeigt mit Datum, Preisen und den Kundendaten. Die Bearbeitung eines neuen Angebots erfolgt unter dem Punkt Details. Am Schluss kann sich das Ganze komplett nochmals in der Vorschau angesehen werden. Jedem Angebot können Kunden, Produkte, Texte und Kommentare hinzugefügt werden. Bei jedem Schritt wird abgespeichert. Die Veränderungen sind sofort in der Vorschau auf der rechten Seite sichtbar. Die Kundendaten können aus der Liste unten ausgewählt werden. Durch einen Doppelklick werden sie in das Angebot übernommen. Im oberen Teil können sie noch bearbeiten werden, falls doch was nicht ganz passt. Diese Möglichkeit finde ich super, so muss bei der Entdeckung eines Fehlers nicht zuerst wieder in den Bereich Kunden geklickt werden. Als nächstes wird das Produkt ausgewählt und anders als bei den Kunden kann nicht nur aus der Liste gewählt werden, sondern auch ein neues noch erstellt werden. Leider funktioniert das dort nicht mit einem Doppelklick, sondern muss durch den Button +neue Pos oder der Kurzwahl Strg+P eingefügt werden. Nicht vergessen werden darf das man hier noch die  Anzahl der verkauften Produkte angibt. Nun  kommen wir noch zu einem wichtigen Punkt nämlich Texte. Keine Angst man muss jetzt nicht für jedes Angebot einen neuen Text schreiben. Das würde ja ewig dauern.  Denn hier erscheinen jetzt die Texte die schon in den Einstellungen  vorgenommen wurden.

-Wiederholung: Ein bereits erstelltes Dokument wiederholen.

-Umsatzübersicht: Die Umsatzübersicht ist nur auf dem Hauptmenü vertreten. Dort hat man auf einem Blick seine gesamten Umsätze des Jahres im Auge. Sie werden nach Monaten aufgelistet und können je nach Dokument, brutto oder netto angezeigt werden.

-Zum Beenden: Im Programm entweder auf Beenden drücken oder oben auf das X.

Mein Eindruck: Ein tolles Programm, alles vorhanden was als Gewerbetreibender benötigt wird. Ich kann es nur empfehlen und werde auf jeden Fall wechseln. Meine Methode Rechnungen mit Office zu erstellen, empfinde ich als sehr umständlich. Wieso bin ich nicht sofort auf die Idee gekommen? Was mich am Anfang allerdings etwas irritierte war das Fehlen eines Zurück Buttons, da ich das vom Internet und Windows gewohnt war. Aber mit der Zeit kommt man sehr gut zurecht damit. Was mir allerdings im Programm fehlt ist der Punkt Mahnung. Denn nicht alle Kunden sind so ehrlich und bezahlen auch.  Auch der Listendruck in den Produktdaten fehlt mir. Das wäre für eine Inventur unbedingt nötig.  Aber das wird vielleicht in der Premiumversion unter dem Punkt Lager vorhanden sein.

Was für ein Programm verwendet ihr um Rechnungen zu schreiben?

Shopbeurteilung:

Die Seite ist in 2 Bereichen aufgeteilt:

• in den orangen Bereich officestore – hier findet ihr alle Büromöbel für den gewerblichen und privaten Bereich mit sofortiger Frei-Haus- Lieferung, sofern verfügbar
• in den bordeauxroten Businesslounge – hier entdeckt ihr Stahl- und Designmöbel, auf die 5 Jahre Voll-Garantie gegeben wird.

Der Shop wird in einem neuen Fenster geöffnet (bei mir jedenfalls so) im Bereich Büromöbel  findet ihr folgende Kategorien: Bürostühle, Büromöbel, Bodenschutz und Bistro der wiederum in Unterkategorien aufgeteilt ist.     Im Bereich Businesslounge die Kategorien lounge, working, waiting und seating hier werdet ihr gleich zu den verfügbaren Artikeln weitergeleitet.

Ich habe mich näher mit den Bürostühlen beschäftigt. Hier gibt es Stühle für den Home- Office Bereich und den Gesundheits- Spezial und Objektbereich.  Auch für die etwas schwereren unter uns. Gibt es ein spezielles Produktprogramm XXl (bis 120kg). Alle Preise sind inkl. 19% MwSt und es wird Deutschlandweit Frei-Haus geliefert. Mindestens 2 Jahre Garantie auf allen Produkten (z.T. auch 5 Jahre). Zahlungsweise: Bequem per Vorkasse, Nachnahme, Kreditkarte, Bankeinzug, Paypal oder auf Rechnung.

Mein Eindruck: Was mir an beiden Bereichen nicht gefällt, dass es keinen „Zurück“ Button gibt. Es gibt zwar die Möglichkeit oben wieder auf die Kategorien oder Startseite zu klicken.  Aber nach alter Gewohnheit suche ich automatisch nach dem „Zurück“ Pfeil.  Erst nach langem suchen fiel mir die obere Leiste auf. Was ich gut finde:  Je nach Auswahl des Artikels wird im unteren Bereich eine Vorschau der verfügbaren Artikel angezeigt.  Ermöglicht einen schnellen Überblick.

 Wo kauft ihr eure Büromöbel?